Prowadzenie spraw kadrowych jest obowiązkiem każdego pracodawcy. O tym, jak powinno wyglądać przechowywanie dokumentów dotyczących pracowników. Polskie prawo pracy dokładnie reguluje te kwestie, dlatego obowiązują tutaj sztywne zasady. Zmiany w polskim prawie, które weszły w życie w tym roku mówią jasno, że pracodawca ma obowiązek przechowywania danych zatrudnionych osób przez 10 kolejnych lat.
Wcześniej okres przechowywania takich informacji był zdecydowanie dłuższy, ponieważ wynosił on aż 50 lat. Krótszy okres przechowywania obowiązuje w przypadku każdego stosunku pracy. Takie przepisy dotyczą pracowników, którzy zostali zatrudnieni przez 1999 rokiem.
Istnieją jasne zasady prowadzenia akt pracowniczych. Przepisy dotyczące tego zagadnienia znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Akta osobowe powinny się składać z czterech części. Część A zawiera w sobie wszystkie dokumenty pracownika, które zostały zgromadzone w czasie prowadzenia procesu rekrutacyjnego. Część B to dokumenty towarzyszące procedurze nawiązywania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Część D przeznaczona jest dla dokumentów związanych z kwestią ponoszenia odpowiedzialności porządkowej. Z reguły najwięcej dokumentacji zawiera część B. Znaleźć można tutaj wszelkiego rodzaju zaświadczenia, takie jak na wypełnione kwestionariusze osobowe, umowy o zakazie konkurencji, orzeczenia lekarskie związane z przechodzeniem okresowych badań kontrolnych.
Nowe przepisy dają również sposobność do samodzielnego podziału akt przez pracodawcę na części tematyczne. W takim przypadku należy pamiętać o chronologicznej formie prowadzenia takiej dokumentacji. Jeszcze rok temu możliwe był prowadzenie właściwej dokumentacji pracowniczej jedynie w formie papierowej, forma elektroniczna była traktowana jako pomocnicza. Od tego roku możliwe jest zdecydowanie się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Nic nie stoi na przeszkodzie wyboru formy mieszanej. Pracodawca ma tutaj swobodę wyboru.
