Wybór siedziby firmy w Warszawie uwarunkowany jest atrakcyjną lokalizacją oraz ceną najmu lub sprzedaży nieruchomości. Im dogodniej położony budynek, tym wyższe ceny oraz często mniejszy metraż. Jeżeli zależy Ci na dobrym położeniu, z pewnością możesz zrezygnować z przestronnego, wielkopowierzchniowego budynku na rzecz biur, wynajmowanych blisko komunikacji miejskiej oraz dróg wylotowych z miasta. O przechowywanie dokumentów nie musisz się martwić.
Komu zlecić przechowywanie dokumentów w Warszawie?
Przechowywanie dokumentacji jest zadaniem niezwykle odpowiedzialnym, wymagającym posiadania odpowiednio dostosowanego oraz zabezpieczonego przed dostępem postronnych osób miejsca przechowywania i archiwizacji dokumentów. Bezpieczne przechowywanie dokumentów można zlecić profesjonalnej firmie, posiadającej zagospodarowany budynek, dysponującej flotą pojazdów w celach transportu dokumentów z siedziby firmy oraz wykazującej się zaangażowaniem pracowników. Ekoakta jest przykładem przedsiębiorstwa, któremu można powierzyć bezpieczne przechowywanie dokumentów w Warszawie. W tej firmie mamy do czynienia z przechowywaniem dokumentów zgodnie z RODO. Każdy szczegół procesu odbioru, indeksowania, przechowywania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentów zgodny jest z przepisami i dopracowany do perfekcji.
Co decyduje o bezpieczeństwie przechowywania dokumentacji?
Za bezpieczeństwo przechowywania danych odpowiadają właściciele zewnętrznego archiwum. Od momentu wydania dokumentów, poprzez transport aż po umieszczenie ich w pomieszczeniu odpowiada upoważniony pracownik. Przechowywanie dokumentacji odbywa się w odpowiednio przygotowanych pomieszczeniach, posiadających:
- odpowiednią temperaturę,
- właściwy poziom wilgotności powietrza,
- zgodne z przepisami miejsca, przygotowane do archiwizacji dokumentacji poufnej.
Archiwum wyposażone jest w system historii przeglądania oraz szereg zabezpieczeń, dzięki którym na bieżąco monitorowany jest dostęp. Bezpieczne przechowywanie dokumentów w Warszawie możliwe jest dzięki współpracy z profesjonalistami, zajmującymi się przechowywaniem dokumentacji dla podmiotów gospodarczych.
Kto i w jaki sposób może uzyskać dostęp do przechowywanych dokumentów?
Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO realizowane jest ze ścisłą kontrolą dostępu jedynie upoważnionych pracowników oraz właściciela dokumentacji. System śluz oraz ochrona lokalna dodatkowo zabezpieczają przechowywane dokumenty przed dostępem niepowołanych osób. Jeśli potrzebny jest dostęp do dokumentów, które są obecnie przechowywane przez firmę zewnętrzną, można uzyskać go osobiście w siedzibie archiwum, poprzez kontakt z pracownikiem, dowożącym wymagane dokumenty do siedziby firmy lub poprzez kontakt e-mailowy i zlecenie zeskanowania dokumentów. Mogą zostać wysłane faksem. Przechowywanie dokumentacji firmowej nie musi być kłopotliwe, uciążliwe, zajmujące przestrzeń budynku firmy. Zlecenie przechowywania dokumentów profesjonalnej firmie zewnętrznej pozwoli zminimalizować ryzyko dostępu osób niepowołanych oraz zniszczenia dokumentacji.
Źródło: Ekoakta.pl
Artykuł sposnorowany
